Libro cassa in Excel
La storia del provocatore che disse “allora di Excel non capisci niente!”
Vi racconto di un incontro casuale con un mio ex allievo, che per comodità soprannominiamo Arturo. Confesso che ho una colpa di fondo, ovvero penso di averlo abituato male, perché l’ho viziato a ricevere qualche piccola consulenza gratuita.
Una sera, durante un incontro fortuito, eravamo nelle vicinanze del suo PC e stava impazzendo con un foglio Excel.
Mentre stavo andando via, Arturo mi chiede al volo come fare delle registrazioni.
Dopo un paio di domande capisco che stava cercando di creare una sorta di libro cassa e generava un foglio per giornata. Mi chiese se la soluzione da lui trovata fosse ottimale.
Stava utilizzando dei sistemi elementari e macchinosi, ma per fortuna non aveva fatto il foglio con la tecnica da dilettanti “punto croce”!
Gli dissi velocemente che vedendo le schermate da due metri di distanza, senza entrare nello specifico di analizzare l’oggetto con calma e così su due piedi, non era il modo migliore di procedere.
Egli stesso mi fece allora una domanda che conteneva già la risposta esatta (altrimenti che ex allievo sarebbe stato?).
Mi chiese se era meglio usare un database, come farlo e quale struttura sarebbe stata più adatta poi ad avere una rappresentazione dei dati come voleva!
Beh non lo ha chiesto in maniera così elegante, diciamo piuttosto che la frase era “eo mejo usar un database?”.
Stavo andando via, ma con praticamente un piede già sulla porta gli ho detto, con tono frettoloso “si un database è la soluzione più naturale, ma per spiegarti come fare, non mi bastano 2 minuti… è come se MI CHIEDESSI DI SPIEGARTI LA POETICA DI DANTE ALIGHIERI IN UN SMS”.
Alla mia battuta di spirito m’incalza con un “ma allora non sai un cazzo di Excel!”
A quel punto mi si sono iniettati gli occhi di sangue, mi è salita la pressione, cominciavo a sbuffare vapore velenoso dal naso come un toro arrabbiato! Poi dopo tre secondi mi sono calmato e gli ho detto con tono molto pacato e con la tranquillità di un bonzo buddista: mi dispiace, non ho la possibilità di spiegarti il teorema dell’incompletezza di Godel scrivendotelo in un francobollo”.
Con te che leggi il blog, non voglio fare l’ipocrita, era ovvio che cercavo di invitare il soggetto in maniera urbana a chiedermi se potevo tornare da lui appositamente per affrontare la questione, inquadrando la faccenda all’interno di una consulenza. Ma c’è un problema… la mia consulenza non è economica!
Considera che su una pagina del mio blog ho più spazio. Il tempo che ho a disposizione è maggiore e posso affrontare l’argomento in maniera più approfondita ed esaustiva.
Trovo anche più giusto, che se qualche consiglio lo voleva gratuitamente, gli stessi consigli fossero a disposizione gratuitamente anche ai lettori del mio blog.
Lo scenario di partenza che ho potuto rilevare è: “Si prepara un foglio elettronico che contiene delle formule che gestiscono le entrate e le uscite di una giornata, e ci si focalizza sulla chiusura di cassa della sera”.
E’ solo la partenza, si tratta di UNA sola rappresentazione dei dati, ovvero una stampa.
Poi con sistemi copia incolla si duplicano le schede per creare ogni giornata, ma nell’immediato l’utente si frustra, perché la manutenzione diventa impossibile e mettere subtotali per mese o periodo è un’operazione lunghissima.
Una stampa in questo caso è solo un punto di partenza, non di arrivo.
Ma cosa è mancato?
La progettazione sicuramente.
Fermarsi a pensare cosa si vuole ottenere è senza dubbio più faticoso, ma nel medio e soprattutto nel lungo termine porta risultati.
Un’altra ipotesi plausibile è che alle necessità iniziali costituite da un foglio cassa con entrate e uscite giornaliere, si sia AGGIUNTA in seguito una nuova necessità.
Per cui quello che all’inizio, nel suo piccolo, soddisfa le necessità impellenti, poi si rivela un ostacolo per lo sviluppo.
Io capisco che Arturo desideri far vedere un foglio Excel al suo esperto di fiducia (cioè il sottoscritto), al fine di avere quei consigli per uscire dalla palude, va da se che si sta prima a ricreare il tutto da capo.
Ripeto che quello che stava rappresentando era solo UNA delle stampe possibili.
Chiamalo Report (per capirci e parlare la stessa lingua!)
Giusto per non buttare via tutto, si può recuperare quanto contenuto nel primo lavoro per fare una “normalizzazione della banca dati” e quindi estrapolare i nomi dei campi del database che poi si possono usare per le successive analisi. Capisco che sto parlando difficile, se la frase precedente non è chiara, traducila così: “non buttiamo via tutto, teniamo una parte ed eliminiamo quello che non serve e il resto lo sistemiamo”.
Per rimanere in Excel, gli argomenti chiave sono: REPORT E TABELLE PIVOT e DATABASE.
Cosa si ottiene e che problema si risolve?
In sequenza i risultati che desidero evidenziare sono:
• Più ordine nei dati
• Più velocità nel loro inserimento
• Minore probabilità di fare errori
• Più semplicità nel trovare e correggere gli errori d’inserimento
Nello specifico e in riferimento a quanto serviva al mio ex allievo le soluzioni sono:
• Possibilità di avere i totali per cassa per qualsiasi periodo (giorno, mese, anno)
• Possibilità di avere dei riepiloghi per tipo di movimento o causale
• Qualche grafico per l’analisi dimensionale con pochi clic.
Ci sono inoltre anche molti altri risultati che gli strumenti che ti ho citato vanno a generare, ma ne parlerò in altri articoli.
Excel e il suo potenziale è sempre presente nell’arsenale del campione informatico. Resta sintonizzato su questo blog e te ne racconterò di belle!
Se hai tratto beneficio da quanto scritto, hai preso spunto, o ti sei immedesimato in quanto letto nell’articolo, lasciami scritto tra i commenti la tua opinione, che mi interessa.