Sei pronto per “innamorarti” di Excel?

By | 18 maggio 2015

Innamorarsi di ExcelInnamorarmi di Excel

Non mi sento un romanticone, ma qualche volta, qualche studente d’informatica lo è!

Stavo cercando di capire da una ragazza, che soprannominerò per comodità Tanya, che cosa la spingesse a volerne sapere così tanto di Excel.

Lei è una giovane impiegata amministrativa, e già da solo, il suo lavoro, è sufficiente per voler approfondire i fogli elettronici.

In una discussione per capire cosa gli serviva, se ne esce con una frase tipo “odio Excel”.

Di solito nelle discussioni con chi desidera saperne di più d’informatica, faccio fatica a capire dov’è il problema.

Faccio una confessione candidamente: “Io non sono psicologo e tante volte non ci azzecco!” Anzi personalmente penso che spesso cado nella trappola di pensare ai problemi miei, e che le persone con cui lavoro, abbiano gli stessi problemi e gli stessi interessi e obiettivi.

Nulla di più sbagliato!

In questo caso mi trovavo di fronte al classico elefante nella stanza che nessuno nota! Il messaggio che ne veniva fuori era più o meno: ho bisogno di aiuto nello studio di una materia, perché la odio e ho bisogno della guida di qualcuno che mi faccia superare questa difficoltà!

Ammetto che dopo tanti anni, il mondo dell’informatica applicata non finisce mai di stupirmi!

Con un tono un po’ “attapirato” ho ringraziato Tanya, per avermi facilitato l’individuazione del suo problema.

Mi è venuto spontaneo, viste le premesse, chiedergli: allora cosa ti aspetti da un corso di Excel?

Risposta di Tanya: “mi piacerebbe INNAMORARMI DI EXCEL”.

Di fronte a una frase del genere, in me scatta la molla di grande affetto nei confronti di tutti quegli utenti che nel bene e nel male umanizzano il computer e in questo caso un software.

Nonostante avessi dei tempi ristretti, ho voluto raccontargli una storia, che racconto spesso, ma che ancora non ho scritto nel blog. Quindi continua a leggere e spero troverai qualcosa di utile anche per te, che se sei arrivato a leggere fino a qui, significa che ti ho incuriosito.

Anni fa, tra il 1995 e il 1998, ero anch’io un giovane impiegato amministrativo. Uno di quei lavori che si prendono appena diplomati e che in quegli anni andava ancora per la maggiore.

Ho fatto la specializzazione in calcolo dei costi. La ditta per cui lavoravo produce macchinari per la lavorazione del legno, che si chiamano troncatrici.

All’epoca esisteva in fabbrica un grande foglio, delle dimensioni di un lenzuolo, dove erano segnate tutte le commesse in orizzontale e il calendario con gli operai in verticale. Poi all’interno di questo lenzuolone che chiamavano il “foglio ore mese” i vari operai segnavano le ore che avevano fatto per ogni singola commessa.

Ogni mese si tiravano i totali e si cambiava lenzuolo.

Siccome Tanya mi diceva che è stufa di usare la calcolatrice col rotolino di carta (e oggi siamo nel 2015), ti dico che anch’io mi stufai presto di usare la calcolatrice (ed era il 1996)!

La prima volta che ho fatto i totali è stata una cosa da panico! L’unica tecnica che aveva senso usare era la quadratura. In pratica prendi tutti i numeri e tiri i totali di colonna, poi tutti i numeri e fai i totali in riga e poi i totali dei totali devono essere uguali.

Fare a mano questo processo, è stato un bagno di sangue! Per fortuna che all’epoca c’erano i margini e i tempi per poter dedicare tante ore a questi conteggi.

Al di là di errori di battitura, distrazione, interruzioni, eccetera… c’erano altri problemi spinosi… il foglio ore era sempre strapieno di correzioni, numeri scritti a metà delle caselle, freccette varie, abuso di cancellina.

Se prendevi il foglio e lo mettevi in controluce, sembrava il manto di un dalmata!

Penso poi che gli operai abbiano praticamente reinventato tutti i possibili e immaginabili modi per scrivere la mezz’ora.

Un cristiano se deve scrivere mezz’ora cosa scrive? 0,5 (zero virgola cinque)

Passi per buono il simbolo ½ (un mezzo), che è sorella della scritta più ingombrante 1/2 (uno fratto due)

Ovviamente non mancava la dicitura 30’ (trenta primo).

La parte divertente era quando davanti c’era scritto 4h e poi 30m, con una grafia da gallina bastonata che faceva sembrare il 4 uguale ad una h, quindi non si sapeva se leggere 44 o hh, va da se che un operaio non poteva fare 44 ore in un giorno quindi per puro intuito si segnavano 4 ore.

Ad oggi non ho ancora trovato a quale matematica faccia riferimento la scritta 0,3 per indicare la mezz’ora. All’epoca ricordo feci l’ipotesi che fosse da convertire in 0,30 e che invece della virgola ci dovesse essere il simbolo dei minuti.

Ricordo che fare tutto a mano era uno strazio, che richiedeva una giornata. Un errore di calcolo era fatale, e con tutte le difficoltà d’interpretare il foglio era quasi inevitabile. I rotolini di carta che si sviluppavano mi sembravano le stelle filanti di carnevale, con l’unica differenza che invece di essere belle colorate e allegre erano grigie e tristi… Ricordo che in un altro ufficio trovai il figlio della titolare che con la foratrice si faceva i coriandoli da solo… ecco se qualche cartoleria inventa i rotolini delle calcolatrici colorate, le ricicliamo a carnevale come stelle filanti!!!

Il mese successivo decido di buttare in un angolo la calcolatrice e di copiare tutte le cifre su delle colonne in Excel, la cosa era estremamente più rilassante e veloce.

In pratica se mi accorgevo che una cifra era stata letta o digitata in modo errato, potevo cambiare il dato nella cella senza dover rifare il conto… MOLTO INTERESSANTE!

Quando scopri cose come queste ti senti astuto come un gatto!

A quel punto, se per caso qualche mezz’ora era stata digitata con 0,3 diventava immediata la correzione in 0,5.

Il sistema mi fece risparmiare mezza giornata di lavoro!!! Yeeee!!!

Come usai la mezza giornata guadagnata?

Decisi di preparare un foglio più strutturato, in modo che al mese successivo i conteggi fossero ancora più veloci.

Il mese successivo al posto di mezza giornata la cosa si risolse in poco meno di due ore. Che fare delle sei ore risparmiate? Avevo creato una riserva di tempo per poter studiare Excel o Word e quindi migliorare sempre di più l’uso e l’efficienza. Era come una piccola borsetta con sei monete dentro, che potevo spendere come volevo, senza sentire sensi di colpa.

Per concludere la storia, ho detto a Tanya che non è possibile INNAMORARSI DI EXCEL, ma è più corretto innamorarsi del tempo libero che un uso corretto del programma ti genera.

Va da se che non è possibile neanche odiare o amare Excel, ma ciò che esso rappresenta.

Si possono odiare tante cose, tra cui ad esempio:

  • L’inutile complessità delle cose;
  • La nostra immagine esagerata di persona in difficoltà con le tecnologie;
  • La fatica inutile che si fa usando gli strumenti in maniera sbagliata;
  • Il tempo perso a causa della eccessiva superficialità;
  • I babbuini che non sanno scrivere 0,5

 

Si possono quindi amare tante cose, tra cui ad esempio:

  • L’efficacia delle buone pratiche;
  • La nostra nuova immagine di persone che sono a proprio agio con gli arnesi elettronici;
  • La semplicità che si percepisce nell’uso delle nuove tecnologie quando s’imparano;
  • Il tempo libero che ottieni velocizzando i lavori;
  • I babbuini ammaestrati a fare i selfie con l’iphone (sto scherzando).

Babbuino_selfie

Alla fine guardo Tanya negli occhi e gli dico:

“mi dispiace, non riesco a prometterti che t’innamorerai di Excel, ma ti garantisco che amerai il tempo libero che ti genera.

Pensa che se dovessi farlo oggi, con le tecnologie e le conoscenze di cui dispongo, il lavoro che ti ho raccontato prima riuscirei a ridurlo ulteriormente, e basterebbero 5 minuti al mese per ottenere un lavoro 10 volte più completo”.

 

All’epoca, senza aver fatto corsi e con un ambiente ostile dove chi usava i computer era visto come la mosca bianca, mi dovevo accontentare di ridurre a un quarto i tempi…

 

Tu che leggi questo articolo cosa aspetti a prendere una delle tecnologie di cui hai bisogno e iniziare a capirci qualcosa?

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Se questa storia ti è piaciuta, hai preso qualche spunto, ti ci sei immedesimato, oppure la trovi anche all’opposto di quanto può essere capitato a te, scrivimi un commento qui sotto, che m’interessa.

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