Documenti perfetti e veloci. Evita i fogli fatti col “punto croce”.

By | 2 marzo 2015

Documenti perfetti e veloci.  Evita i fogli fatti col “punto croce”.

Ottieni una redazione di documenti eliminando gli sprechi nel fare i calcoli,  preparando ciò che ti serve in meno di un decimo del tempo.

Excel: evita i fogli fatti col "punto croce", immagine di ragazza.

Excel: evita i fogli fatti col “punto croce”

Una piaga affligge tutti i reparti, dall’amministrazione, agli acquisti, passando come l’invasione di cavallette in tutte le scrivanie di fabbriche e uffici: i fogli Excel fatti con lo stile “punto croce”.
Ho visto e vedo gente perdere ore e ore nel rincorrere formule all’interno di fogli Excel che non si mettono mai in ordine.
Ho visto persone perdere il senno e voler dar fuoco al pc perché a un certo punto non riuscivano più a dargli il giro e si ritrovavano come davanti a un gomitolo completamente annodato, senza la minima idea di dove fosse il bandolo.
Ok, lo ammetto, in Excel nessuno nasce imparato! Ma il dubbio che non si sta procedendo nella maniera migliore non viene? Ebbene la risposta è NO.
I programmi Microsoft sono fatti appositamente così! cosi come?
Così, che ti fanno pensare di essere un genio! Ad esempio apri un foglio e metti dentro un’addizione, e subito dopo vai in giro dicendo ai quattro venti: “So usare Excel!!”
Beh ammettiamolo, non c’è niente che proibisca di fare questo! Anch’io personalmente ho fatto errori di gioventù, ma avevo quel sano entusiasmo che è anche bello vederlo. Ebbene, confesso che aperto il foglio di Word, fatta la prima scritta tipo “Autobiografia di…” messo il titolo in rosso, centrato e grassetto, ero particolarmente fiero di me e mi sentivo di dire “so usare Word”. Da quel punto, fino alla certificazione in word Expert e poi alla redazione di libri, vi posso garantire che ne è passata tanta acqua sotto i ponti.

Ma torniamo al punto croce…
La cappella nasce dall’idea che il foglio Excel sia grande, ma grande grande, ma proprio grandissimo! Quindi ci si può mettere dentro le formule alla membro di segugio (che è un modo forbito per dire alla cazzo di cane, ovvero una figura metaforica che significa senza pensarci, in pratica a casaccio).
Infatti la cappella ben presto prende la dimensione di una basilica!
Si aggiungono quasi con una tecnica “a macchia d’olio” formule su formule, in genere cucendo insieme addizioni, sottrazioni, moltiplicazioni e qualche divisione.
Il foglio ben presto assume l’aspetto di quei quadri che sono fatti a punto croce. Sono alcuni anni che non ne vedo in giro, ma ricordo che nello scorso secolo era un hobby conosciuto, cucire con la tecnica del punto croce era particolarmente apprezzato dal pubblico femminile.
Ecco perché sono proprio i fogli excel nati da menti femminili che sono appestati in questo modo.
No, non sono sessista! Infatti ho visto di quei castroni fatti anche dai maschi che sfidano il limite di pazienza che potrebbe avere un monaco tibetano!
Il fatto è che mi sembra che le donne sono più resistenti, nel senso che gli uomini smettono molto presto ad usare fogli così inefficenti, ma non perché abbiano capito che esistono modi migliori di procedere, ma perché si stufano.
Le donne invece vanno avanti imperterrite con il loro masochistico foglio fatto a punto croce!
Centinaia e centinaia di formule! Addizioni con una sfilza di addendi che ti riempie quasi il monitor.
E soprattutto ore, ore e straore buttate nel cesso a correr dietro all’ennesimo #RIF che ti prende sempre di spigolo!
E’ come nei quadri che vi ho citato prima, tagli un piccolo filo, perché un punto non è stato fatto bene, e subito ci si ritrova uno squarcio nel disegno.

La giungla informatica
Anche in questo caso passo alla mia metafora preferita: “Il principiante assoluto si trova a mani nude nella giungla, l’utente base si dota di un macete, che è meglio di niente! Il Campione Informatico è dotato di motosega!!!”
La motosega che vi presento oggi è il database combinato alle tabelle Pivot.

Quindi segnatevi le parole chiave da approfondire: DATABASE, TABELLE PIVOT IN EXCEL.

La necessità viene esplicitata spesso in maniera molto innocente e delicata dall’utente, con più o meno queste parole: “Mauro, sono 7 giorni che mi sto rompendo i coglioni con questo foglio Excel, poi ho pensato a te e mi sono detto, aspetta che lo chiamo, così si rompe i coglioni un po’ anche lui!”
E’ una frase che un pelino può anche sbalestrarti, ma poi ci pensi e ti dici, è ironico, non intendeva dire letteralmente questo, ma in realtà è una figura retorica che significa che mi percepisce come uno specialista di Excel.

Diciamo che l’utente si rende conto da solo che si è trovato nella palude fino al ginocchio e in mezzo alla giungla, senza che sia necessario individuare con fatica il motivo della sua frustrazione.
Il punto è: gli diamo il pesce o la canna da pesca?
Per la strategia, non c’è molta scelta, lo sforzo che si farà per tirarlo fuori dal pantano sarà notevole e le energie che resteranno da spendere potrebbero essere poche per dotarlo di canna da pesca.
Sarebbe stato meglio che, invece di gettarsi in mezzo alla giungla a tutta velocità a mani nude, si fosse consultato prima con chi è più esperto degli strumenti informatici, ma non tutti avevano la fortuna che hai tu adesso di poter leggere un blog strapieno di storie per schivare la palude.
L’opera di bonifica di un foglio excel di questo genere è comunque una cosa da Campione Informatico.
Capire dove sono i vari intrecci e sciogliere tutti i nodi è un lavoro che rasenta la pazienza necessaria ad un amanuense certosino.
Fogli elettronici fatti dai dilettanti hanno tutta una serie di difetti di progettazione di base, che veramente è meglio rifarli da capo.
Partiamo dal presupposto che ci si trova di fronte alla situazione peggiore, ovvero che non sia stato acquisito dall’utilizzatore nemmeno il concetto di filtri in Excel.
Poi, se l’ambiente è migliore, ovvero l’utente ha un po’ più coscienza di ciò che sta facendo, meglio.
Una delle prime fasi della bonifica è l’eliminazione delle righe vuote inutili e delle colonne vuote inutili. Poi si esamina con cura il foglio alla ricerca delle ricorrenze.
Infine si procede alla NORMALIZZAZIONE DEL DATABASE e la parte avvincente è che se tutto è stato fatto con criterio, poi l’implementazione delle TABELLE PIVOT trasforma il groviglio iniziale in qualcosa di veramente efficiente. Finalmente si ottengono documenti perfetti e veloci.
Se tutto va bene, il cliente si girerà verso di voi e dirà “sapevo che rimettendo le cose in ordine si potevano ottenere delle buone cose” e mentre pronuncia le parole, gli si dipinge nel volto un profondo senso di gratitudine.

Se hai tratto beneficio da quanto scritto, hai preso spunto, o ti sei immedesimato in quanto letto nell’articolo, lasciami scritto tra i commenti la tua opinione, che mi interessa.

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